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Ecos Commerciale

 

Il modulo gestisce in modo organico le attività normalmente condotte dal reparto commerciale, quali: l’elaborazione di offerte personalizzate partendo da prototipi di contratto esistenti, la tracciatura delle trattative, la trasformazione dell’offerta in contratto attivo (passaggio da prospect a cliente).

L’obiettivo che si pone questo modulo è di normalizzare l’attività commerciale che, soprattutto in quelle realtà che utilizzano agenti esterni, è spesso disorganizzata e slegata da tutti i diversi processi aziendali.

Per tali motivi è utile utilizzare uno strumento quale Ecos Commerciale che consente di omogeneizzare le attività commerciali, partendo dal presupposto che le offerte altro non devono essere che la trasposizione sotto forma di presentazione al cliente dei servizi che l’azienda può ed intende offrire, servizi che trovano riscontro nei prototipi di contratto che sono stati definiti all’interno di Ecos Fatturazione Attiva.

Altra problematica che le aziende possono trovarsi a dover gestire è quella relativa al recupero delle informazioni relative alle trattative in corso da parte del commerciale che, per diversi motivi, lascia l’azienda, portando spesso con se tutte le conoscenze delle proprie attività e dei propri contatti che dovrebbero, invece, essere patrimonio aziendale.

L’attività dei commerciali in questo modo può essere sottoposta ad una serie di controlli, che sono sia in fase consuntiva (controllo delle offerte, controllo del numero di offerte create ed accettate etc.), sia in fase preventiva, sottoponendo la creazione ed invio dell’offerta alla verifica da parte di altri reparti quali quello amministrativo o quello tecnico (tipicamente il laboratorio di analisi).
L’elevata parametrizzazione rende questa applicazione flessibile e facilmente adattabile a quelle realtà che desiderano attuare un processo di acquisizione della clientela attraverso procedure ben definite e controllate.

Con l’attivazione di Ecos Commerciale si ottengono facilmente offerte:

- articolate;
- rispondenti alla politica aziendale;
- integrate con i prototipi dei contratti;
- economicamente controllate con i costi;
- graficamente personalizzabili;
- verificate ed approvate da reparti e personale
aziendale seguendo processi precisi, tutti
parametrizzabili.

L’integrazione con Ecos avviene in diversi contesti; i più rilevanti sono:
• scheda tecnica che specifica la caratterizzazione del rifiuti oggetto della proposta commerciale e dei servizi ad esso collegati;
• contratti/fatturazione attiva in modo bidirezionale, sia in fase di stesura di offerta (con la ripresa dei prototipi di contratto che consentono di uniformare le proposte tecnico/economiche, riducendo le possibilità di errori e/o omissioni), sia in fase di trasformazione automatica, in contratto (successiva all’approvazione);
• gestione costi (opzionale): con l’assegnazione automatica di schede costi specifiche all’offerta si ha un’analisi puntuale della redditività con informazioni dettagliate di costi, ricavi, margini lordi percentuali.

Funzionalità

Back Office

L’impostazione delle diverse tipologie e modelli di offerte e del flusso procedurale per l’avanzamento interno viene predisposto sul modulo Back-Office che definisce:

• codice e descrizione dei dipartimenti/reparti;
• codice e descrizione delle tipologie di offerta;
• codici di associazione e sequenza dei dipartimenti abilitati all’approvazione delle offerte;
• definizione del codice e descrizione dello stato di avanzamento delle pratiche;
• codice e descrizione delle causali di non approvazione.

Front Office

È la parte operativa che consente di svolgere tutta l’attività del reparto commerciale e prevede:

• gestione dei clienti acquisiti e inserimento/gestione dei potenziali tramite la memorizzazione in archivi paralleli: dei loro dati anagrafici aziendali, dei referenti, delle trattative in corso e dei contatti programmati o già effettuati;
• apertura e redazione di offerte in relazione alla tipologie di richieste formulate dal cliente, con possibilità di scelta del prototipo di contratto più opportuno e con il supporto sia della ricerca del trasportatore/smaltitore autorizzati più convenienti sia di una semplice gestione dei costi in abbinamento con la scheda tecnica;
• l’attivazione, con l’inserimento dell’’offerta, del sistema di monitoraggio con il coinvolgimento dei dipartimenti/reparti competenti per le necessarie approvazioni tecnico-amministrative;
• stampa dell’offerta e del contratto;
• conferma ed accettazione dell’offerta; in modalità automatica viene creato il contratto corrispondente, gestibile dal modulo Contratti/Fatturazione Attiva.

Sono disponibili varie stampe e statistiche relative:

• al numero di offerte per periodo e per commerciale;
• alle percentuali di accettazione delle offerte da parte dei clienti;
• a situazioni analitiche e complessive dell’offertato e dell’accettato, per rifiuto, per servizio, per cliente, per zona, ecc.

Monitor

È possibile definire regole di approvazione con relativi stati dell’offerta e disegnare una struttura organizzativa in reparti e utenti interessati decidendo modalità e sequenza di approvazione per il passaggio di stato dell’offerta.
Monitor, attivabile a piacere in modo gratuito su qualsiasi postazione aziendale, consente di ricevere le notifiche in funzione del reparto e della competenza relativamente allo stato dell’offerta potendone effettuare o meno, se autorizzati, l’approvazione.
Monitor consente inoltre, a chi di competenza, di visionare tutte le offerte elaborate dal settore commerciale; quest’ultimo utilizza il monitor per verificare lo stato di avanzamento dell’iter di approvazione dell’offerta.

Particolarità

Il modulo prevede alcune interessanti utilità, tra cui:

• la determinazione del trasportatore e/o dell’impianto di destinazione autorizzati con esposizione dei costi previsti di trasporto e/o smaltimento sulla base dei contratti passivi;
• la revisione e l’aggiornamento massivo di tutti i contratti con riemissione automatica dell’offerta, particolarmente utile in sede di rinnovo; l’aggiornamento dei prezzi può essere assoluto e percentuale, la selezione dei contratti da aggiornare si può eseguire su tutte le variabili a disposizione.

Con il modulo Gestione Costi attivo, è possibile ottenere in tempo reale il calcolo minuzioso dei costi relativi al trattamento, allo smaltimento e/o trasporto ed accessori e raffrontarli ai ricavi presunti potendo valutare l’economicità dell’operazione contestualmente all’emissione dell’offerte ed evidenziare i possibili scostamenti con i margini standard e aziendali servizio per servizio.

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