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Ecos Fatturazione attiva/passiva

 

CONTRATTI E FATTURAZIONE ATTIVA

Il modulo Contratti e Fatturazione è una componente estremamente importante del sistema Ecos; permette infatti di gestire in modo chiaro e flessibile tutti i complessi rapporti economici che, nel settore ambientale, intercorrono tra chi eroga un servizio e chi lo riceve e serve da legame tra la gestione quotidiana del business e i gestionali contabili - amministrativi utilizzati in azienda, arrivando a dialogare con gestionali ERP complessi.

Le funzionalità del modulo consentono anche alla direzione aziendale di implementare diverse strategie di politica commerciale.
La numerosa casistica gestita permette di soddisfare sia le peculiarità legate alle diverse tipologie di rifiuti e materie prime trattate sia le problematiche connesse all’articolata gamma di servizi erogabili dall’Azienda ambientale.

Tra le modalità operative più ricorrenti ricordiamo, ad esempio, la fatturazione per i servizi di trasporto a misura o a forfait, gli addebiti incondizionati o condizionati per lo smaltimento, i noleggi con canone anticipato o posticipato, i servizi estemporanei (analisi o extra-sosta), la vendita di materia prima.
Il modulo s’integra con le altre aree funzionali di Ecos dalle quali raccoglie i dati per elaborare i servizi da fatturare al proprio cliente.

Funzionalità

Il modulo si struttura in due distinte fasi operative. La prima riguarda l’impostazione, la stesura e l’inserimento dei contratti stipulati con i clienti, la seconda riguarda la fatturazione dei servizi contemplati nei contratti medesimi. Nei contratti vengono formalizzate tutte le condizioni economiche pattuite con il cliente che sono poi riprese nella fase di fatturazione per la valorizzazione dei servizi effettuati; le fatture possono successivamente essere esportate verso altri moduli gestionali.

È possibile anche fatturare direttamente da Contratti e Fatturazione con l’invio delle fatture via email.
Nel processo di fatturazione attiva è presente una fase di prefatturazione, che effettua l’elaborazione di tutti i dati contrattualmente definiti (dai movimenti ai canoni alle prestazioni accessorie), prima della creazione della fattura vera e propria, permettendo così la definizione di un layout personalizzato per ciascun cliente.

Ecos Contratti e Fatturazione va dalla definizione di semplici dati anagrafici di base a strutture complesse.

Fra i dati anagrafici di base sono da evidenziare:

• le condizioni di pagamento;
• i codici IVA;
• le banche;
• i servizi e le prestazioni;
• dati contabili dei clienti.

Le strutture complesse comprendono:

• i contratti che contengono le relazioni economiche con i clienti;
• gli schemi di fatturazione che consentono l’integrazione di Ecos Contratti e Fatturazione con Ecos Base per il passaggio in automatico dei dati contenuti nei movimenti (quantitativi, codici rifiuto, anagrafiche dei soggetti del movimento, date di registrazione, tipologia contenitori, tipologia automezzi, etc);
• le tariffe che definiscono le fasce riferite ad unità di misura/quantità per la determinazione dei prezzi.

La struttura centrale del modulo è individuabile nel contratto.
Nella gestione dei contratti si definiscono tutti i tipi di servizio da addebitare al cliente specificando, per ciascuno di essi, il tipo di calcolo da applicare.

È prevista la possibilità di predefinire dei prototipi standard, ad esempio per categoria di cliente, che permettono una compilazione semplice e veloce mantenendo la standardizzazione aziendale approvata.

Fra le scelte contrattuali è previsto il calcolo per:

• lo smaltimento dei rifiuti (a peso, a volume, adensità);
• i trasporti;
• le prestazioni occasionali (analisi chimiche, pulizia cassonetti, consulenza, …);
• i canoni anticipati o posticipati;
• il noleggio cassoni;
• i diritti di segreteria;
• l’Ecotassa.

Ogni definizione di addebito può essere ulteriormente
personalizzata con:

• la differenziazione del prezzo per tipo rifiuto;
• la differenziazione del prezzo per materiale non conforme, per la tipologia di mezzo utilizzato, per la presenza di un particolare impianto di produzione, etc;
• il calcolo dell’importo in relazione ad un valore forfettario, ad un valore unitario, ad un valore dipendente da una serie di parametri predefiniti quali: unità di misura, fasce di prezzo, etc.


Particolarità

Ecos Contratti e Fatturazione Attiva consente di gestire la stampa delle fatture in modo personalizzato assecondando le diverse esigenze dell’azienda e dei suoi clienti.

È possibile gestire l’emissione di un’unica fattura o di più fatture separate e con numerazioni diversificate in relazione al tipo di servizio: prestazioni occasionali, canoni, cessioni e valorizzazione dei movimenti di rifiuti registrati in Ecos Base.
Il modulo ha numerose statistiche di fatturato.
Citiamo, rappresentativamente, le statistiche sintetiche o dettagliate per fornitore, rifiuto, servizio.

La struttura di Ecos è multiaziendale e multimpianto: sulla base di un’unica registrazione è possibile la gestione contemporanea di più aziende utenti ciascuna delle
quali avrà un proprio ambiente di fatturazione con specifiche impostazioni e parametrizzazioni.
Ecos Contratti e Fatturazione Attiva si può interfacciare con altri moduli che completano la suite di Ecos (scheda tecnica, commerciale, gestione costi) al fine di gestire diversi flussi di informazioni.
Ad esempio, una offerta definita nel modulo Commerciale e approvata dal cliente, può essere tramutata direttamente in contratto al fine di evitare un’inutile ridondanza nell’ immissione dei dati.
I dati di Ecos Contratti e Fatturazione Attiva possono invece alimentare il modulo Tesoreria al fine di attivare una piccola gestione degli effetti (emissione file RiBa e
registrazione insoluti).
Si tratta quindi di un modulo fondamentale per legare la gestione del proprio business alla sua valorizzazione economica e dar vita al ciclo attivo mediante una serie di funzionalità che rendono, una volta impostato opportunamente il modulo, quasi automatico il processo di fatturazione.

CONTRATTI E FATTURAZIONE PASSIVA

Il modulo Ecos Contratti e Fatturazione Passiva permette di gestire in modo chiaro e flessibile i complessi rapporti economici che, nel settore ambientale, intercorrono tra chi riceve un servizio e chi lo eroga.

L’azienda ambientale dispone così di un efficace strumento che le consente una puntuale verifica delle fatture passive ricevute dagli altri operatori del settore con riferimento ai servizi che le sono stati erogati possedendo, contestualmente, una previsione dei costi che l’azienda stessa dovrà sostenere per i servizi già ricevuti ma non ancora fatturati.
La numerosa e diversa casistica gestita permette di soddisfare sia le peculiarità legate alle diverse tipologie di rifiuti e materie prime trattate sia quelle connesse all’articolata gamma di servizi destinati all’azienda.

Ricordiamo ad esempio:

• i servizi di trasporto a misura o a forfait;
• gli addebiti incondizionati o condizionati per lo
smaltimento;
• i noleggi con canone anticipato o posticipato;
• i servizi estemporanei (analisi o extra-sosta);
• l’acquisto di materia prima.

Funzionalità

Il modulo è strutturato nell’interazione ed integrazione fra due distinte fasi operative; la prima riguarda la stesura/inserimento dei contratti stipulati con i fornitori, la seconda ha per obiettivo il calcolo della fatturazione finalizzata alla verifica della conformità del documento del fornitore con gli accordi commerciali formalizzati nei contratti.
Non si esclude in ogni modo l’utilizzo del modulo per la generazione di autofatture in seguito, ad esempio, all’acquisto da privati.
Nel contratto, quindi, devono essere inserite tutte le condizioni formali pattuite con il fornitore che dovranno essere riprese nella fase di fatturazione per la valorizzazione dei servizi o degli altri addebiti.
Anche nel processo di fatturazione, in realtà, si possono distinguere due fasi distinte: la prima, di prefatturazione, che effettua la valorizzazione di tutti i dati ripresi dai contratti, dai movimenti, dalla definizione dei canoni e delle prestazioni accessorie, e la seconda che regola la verifica o creazione della fattura.

Ecos Contratti e Fatturazione Passiva prevede la definizione di semplici dati anagrafici di base e di strutture più complesse. Fra i dati anagrafici di base più indicativi sono da evidenziare:

• le condizioni di pagamento;
• i codici IVA;
• le banche;
• i servizi e le prestazioni;
• i dati contabili dei fornitori.

Fra i dati anagrafici generici, quelli più rappresentativi sono certamente i dati contabili che consentono di riprendere le informazioni anagrafiche degli impianti definiti nel modulo Ecos Base ed integrarle ai fini della fatturazione.

Le strutture articolate sono:

• i contratti che contengono le relazioni commerciali con i fornitori;
• gli schemi di fatturazione che consentono l’integrazione di Ecos Contratti e Fatturazione Passiva con Ecos Base per la ripresa dei dati contenuti nei movimenti (quantitativi, codici rifiuto, anagrafiche dei soggetti del movimento, date di registrazione, tipologia contenitori, tipologia automezzi, ecc);
• le tariffe che consentono di definire le fasce riferite ad unità di misura/quantità per la determinazione dei prezzi.

La struttura centrale del modulo è certamente individuabile nel Contratto.
Nella gestione dei contratti si definiscono tutti i tipi di servizio che saranno addebitati dai fornitori specificando, per ciascuno di essi, il tipo di calcolo da applicare.
Per facilitare l’utente nella compilazione dei contratti è prevista la possibilità di predefinire dei prototipi standard, ad esempio per categoria di fornitore, che possono essere stabiliti in fase di stesura/revisione della politica commerciale. In quest’ultimo caso il contratto fornitore può essere compilato facilmente utilizzando integralmente il modello ovvero riprendendo e personalizzando il prototipo standard, adattandolo alla nuova situazione.
L’utilizzo del prototipo, che rimane in ogni caso facoltativo, consente da un lato la velocizzazione nell’impostazione dei contratti e dall’altro introduce una modalità
necessaria nella standardizzazione nella stesura dei documenti e, in ultima analisi, nel controllo delle impostazioni e tendenze commerciali aziendali.

Fra le varianti del contratto è previsto il calcolo per:
• lo smaltimento dei rifiuti (a peso, a volume, a densità);
• i trasporti;
• le prestazioni occasionali (analisi chimiche, pulizia cassonetti, consulenza, …);
• i canoni anticipati o posticipati;
• il noleggio cassoni;
• i diritti di segreteria;
• l’Ecotassa.

Ogni definizione di addebito può essere ulteriormente personalizzata per rispondere a numerose casistiche; fra queste devono essere evidenziate per la loro importanza
nelle transazioni:

• la differenziazione del prezzo per rifiuto;
• la differenziazione del prezzo per materiale non conforme, per la tipologia di mezzo utilizzato, per la presenza di un particolare impianto di produzione etc.
• il calcolo dell’importo in relazione ad un valore forfetario ovvero ad un valore unitario ovvero ad una tariffa dipendente da una serie di parametri variabili (unità di misura, fasce di prezzo, ecc).

Particolarità

Il modulo ha numerose statistiche di fatturato. Citiamo, rappresentativamente, le statistiche sintetiche o dettagliate per fornitore, rifiuto, servizio.

La struttura di Ecos è intrinsecamente multi aziendale e multimpianto poiché sulla base di un’unica registrazione è possibile la gestione contemporanea di più Aziende Utenti ciascuna delle quali avrà un proprio ambiente di fatturazione con specifiche impostazioni e parametrizzazioni.
Ecos Contratti e Fatturazione Passiva si può interfacciare con altri moduli che completano la suite di Ecos (scheda tecnica, gestione costi) al fine di gestire diversi
flussi di informazioni.
È possibile inoltre interfacciare il modulo con gestionali terzi al fine di trasferire le fatture generate e verificate, procedura particolarmente utile nel caso l’azienda gestisca anche un processo di autofatturazione.

 

 

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