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Vendite 

Il flusso commerciale attivo prevede la gestione dei seguenti documenti: 

  • Preventivi;

  • Ordini;

  • Bolle;

  • DDT;

  • Corrispettivi;

  • Fatture accompagnatorie, immediate, differite, proforma, note credito.

 La gestione è integrata con il magazzino per ottenere la disponibilità e l'esistenza degli articoli, con la contabilità (movimenti IVA, scadenziario), aggiornata automaticamente dalle fatture e dai corrispettivi emessi, con la gestione dei cespiti, con le commesse e con la contabilità analitica. 

I preventivi e gli ordini possono essere assoggettati ad approvazione da parte del responsabile vendite prima di poter essere inviati ai clienti. 

I contratti commerciali sono catalogati nella gestione dei listini articoli, clienti e sconti con diversi livelli di dettaglio e priorità. La stampa dei listini può essere integrata con i codici a barre e con le immagini degli articoli.

 

Durante il caricamento dei documenti è possibile controllare, automaticamente o manualmente, la presenza di documenti a livello superiore da evadere, l'affidabilità del cliente, la situazione commerciale dell'articolo (es. costi di acquisto ricavati dai documenti di carico, disponibilità tempificata in funzione degli impegni clienti e degli ordini fornitori inevasi) e dei clienti (es. ultimi prezzi pagati dal cliente per l'articolo venduto).

Ogni singolo articolo può essere gestito con un numero di serie o appartenere ad un lotto specifico per facilitarne la tracciabilità.

In mancanza dell'articolo richiesto si può analizzare l'archivio degli articoli equivalenti per soddisfare comunque la richiesta del cliente. 

E' possibile definire al momento della vendita la configurazione del prodotto inserendo i componenti da distinta base con integrazione manuale.

La sommatoria dei prezzi di listino dei componenti determina il prezzo di vendita dell'articolo composto.

La configurazione viene ereditata dal preventivo fino al documento di consegna ed il dettaglio può essere stampato sui documenti. 

Gli articoli con distinta base possono essere esplosi automaticamente e la loro struttura può essere inserita nelle righe di dettaglio del documento. 

L'evasione dei preventivi e degli ordini può essere eseguita a saldo o in acconto selezionando l’intero documento o includendo ed escludendo le righe desiderate.

Per gli ordini è possibile controllare l'evadibilità in funzione dell'esistenza di magazzino e di eventuali ordini specifici emessi a fornitori o alla produzione ed approntare il materiale in attesa del completamento per la spedizione. In qualsiasi momento il materiale approntato può essere spedito generando automaticamente il documento di consegna al cliente. 

La corretta gestione dei mezzi di trasporto e dell'ubicazione dei clienti consente di pianificare interattivamente le consegne per ottimizzare le risorse disponibili ed interfacciarsi più proficuamente con gli spedizionieri. 

I documenti di trasporto sono valorizzabili in fase di fatturazione con una procedura apposita che estrapola solo le righe senza valore e consente l'inserimento veloce del prezzo. 

La fatturazione differita può essere eseguita globalmente indicando il periodo da considerare oppure con modalità interattiva selezionando per ogni cliente i DDT da fatturare. E' prevista la gestione dello Split Payment per la fatturazione verso gli enti pubblici. 

Tutti i documenti possono essere stampati su moduli singoli o continui con layout personalizzabile dall’utente tramite l'apposito editor delle stampe integrato nel programma. Possono essere utilizzati i formati standard più comuni e la stampa può essere inviata automaticamente in formato PDF come allegato di posta elettronica al destinatario.

Sui preventivi è possibile stampare l'immagine dell'articolo per facilitarne l'identificazione da parte del cliente.

 

Le funzioni di navigazione consentono la tracciabilità per cliente ed articolo con visualizzazione dei collegamenti tra i diversi documenti, partendo dai preventivi per arrivare ai movimenti di magazzino ed alla prima nota contabile. Si può passare da un documento a quello che l'ha generato o a quelli derivati con un semplice click del mouse.

Per monitorare costantemente i crediti nei confronti dei clienti si può attivare la gestione del fido che permette di conoscere in tempo reale il rischio ed il superamento del limite concesso, includendo nell'analisi i documenti non ancora fatturati e gli effetti non ancora maturati. 

Le stampe statistiche si possono ottenere in formato tabulare oppure in formato grafico con tre tipi di rappresentazione (torta, continuo ed istogramma) e sono esportabili in Excel o su file di testo.

Sono eseguibili a quantità ed a valore: per agente, cliente/fornitore e articolo o per ciascuno dei loro sottolivelli (zone. nazioni, gruppi e categorie merceologiche) oppure con riclassifica ABC, sempre a quantità e valore, per analizzare quali entità generano i fatturati più consistenti. 

E' previsto il calcolo del margine di contribuzione per singola riga di vendita oppure riepilogativa per agente, cliente, articolo e per i codici di riclassifica previsti nelle anagrafiche. 

Per agevolare le funzioni di vendita a banco è stata predisposta un'interfaccia generalizzata, da cui è possibile derivare il documento desiderato dal cliente (preventivo, ordine o documento di vendita di qualsiasi tipo).

Gli articoli sono inseribili manualmente oppure automaticamente con lettura da file di testo o da penna laser portatile che consente di memorizzare gli articoli, tramite il loro codice a barre, prelevandoli direttamente dagli scaffali e scaricandoli successivamente nel documento. 

La flessibilità del programma permette di ripristinare con pochi click del mouse la situazione iniziale dei documenti qualora fossero necessarie modifiche e si volesse evitare di emettere documenti di storno o note di accredito. Le operazioni di storno possono essere assoggettate a password e l'esecuzione è bloccata qualora il documento abbia subito validazioni fiscali (es. stampa sui registri contabili). 

Punto vendita  

 

La gestione del punto vendita al dettaglio è agevolata da un programma di interfaccia che consente l'acquisizione dei dati tramite lettore di codice a barre e la conferma con bottoni opportunamente dimensionati per funzionare con monitor “touch screen”. 

 

Durante l'operazione di vendita sono gestibili, con modalità parametriche, diverse condizioni di sconto, la possibilità di bloccare la modifica dei prezzi e degli importi, il riconoscimento della persona che esegue la vendita, i resi e la possibilità di emettere fatture.

 

L'emissione dello scontrino può avvenire direttamente su registratore di cassa attivato come stampante fiscale o essere solamente visualizzato e impostato manualmente sul registratore. 

 

Le statistiche del negozio permettono di ottenere una situazione contabile per il registro fiscale dei corrispettivi e la suddivisione delle vendite per articolo, tipologia di pagamento e venditore.

Per informazioni contattare: System Srl supporto commerciale 

 

 

 

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